파일을 이메일에 붙이려는데 용량 제한에 걸렸나요? 작은 파일 여러 개를 정리해 보내려면 ZIP이 편하고, 이미 큰 파일은 클라우드 링크로 전달하는 편이 빠릅니다. ZIP으로 묶는다고 모든 파일이 충분히 작아지는 것은 아닙니다.
개인 Gmail과 Google Drive를 기준으로 선택 방법을 설명합니다. 다른 메일 서비스나 회사 계정은 첨부 제한이 다를 수 있습니다.
25MB는 파일 하나 기준일까요, 합계 기준일까요?
개인 Gmail의 첨부 한도는 합계 25MB입니다. 파일마다 25MB가 아니라 여러 첨부파일을 모두 더해 봅니다. 직장·학교 계정은 관리자가 정한 제한을 확인해야 합니다.
예를 들어 8MB 파일 네 개는 각각 한도보다 작아도 합계가 32MB입니다. ‘한 파일은 작으니 괜찮다’고 판단하면 첨부 단계에서 막힐 수 있습니다.
Gmail은 한도를 넘는 파일을 Drive 링크로 추가할 수 있습니다. 이때는 단순한 메일 첨부가 아니라 Drive 파일의 접근 권한도 함께 관리하는 전달 방식으로 바뀝니다.
ZIP이 맞는 경우, 링크가 맞는 경우
| 보낼 자료 | 먼저 고려할 방식 |
|---|---|
| 작은 문서 여러 개와 폴더 구조 | ZIP |
| 이미 큰 동영상 한 개 | 클라우드 링크 |
| 수정될 수 있는 공동 자료 | 클라우드 링크 |
| 상대가 내려받아 보관할 작은 완성본 | 일반 첨부 또는 ZIP |
텍스트 위주 자료는 압축으로 줄어들 수 있지만, JPG·동영상·이미 압축된 ZIP처럼 압축이 적용된 파일은 줄어드는 폭이 작을 수 있습니다. ZIP을 만든 뒤 실제 크기를 보고 결정하세요.
차이는 꽤 큽니다. 폴더를 ZIP으로 묶어 보내는 방법의 비교 예제를 보면, 안내문을 반복한 TXT는 26.8KB에서 0.4KB로 줄었지만 JPG 사진은 16.08MB에서 16.02MB로 거의 그대로였습니다.
용량이 넘는 ZIP을 다시 ZIP으로 여러 번 묶기보다는 링크 전달로 바꾸는 편이 단순합니다. 상대에게 여러 조각으로 나눈 압축파일을 조립하도록 요구하기 전에 더 쉬운 전달 방법을 고르세요.
결정이 어렵다면 질문 두 가지로 충분합니다. 첨부 합계가 25MB 안에 들어오는지, 보낸 뒤에도 내용이 바뀔 수 있는지입니다. 한도 안의 완성본이면 일반 첨부나 ZIP, 한도를 넘거나 계속 고칠 자료면 링크를 고르세요. 링크를 고르면 권한 설정이라는 할 일이 하나 늘어납니다.
Drive 링크로 보내는 순서
- Google Drive에 보낼 파일이나 폴더를 업로드합니다.
- 업로드가 완료됐는지 확인합니다.
- 대상의 공유를 엽니다.
- 받을 사람에게 필요한 접근 권한을 지정합니다.
- 링크를 복사해 이메일 본문에 붙입니다.
단순히 읽고 내려받을 자료라면 편집 권한까지 줄 필요는 없습니다. 특정인만 받을 자료는 그 사람의 계정을 지정하는 편이 맞고, 누구나 열 수 있는 자료에만 링크 공개 범위를 넓히세요.
자료별로 공유 대상과 역할을 고르는 방법은 구글 드라이브 공유 링크 설정에 정리했습니다.
‘링크 복사’를 눌렀다는 사실만으로 상대에게 접근 권한이 생긴다고 생각하지 마세요. 제한된 링크를 권한 없는 사람에게 보내면 접근 요청 화면이 나옵니다.
가상 샘플의 실제 공유창에서 일반 액세스와 뷰어 권한 부분만 각각 캡처했습니다. 제한된 자료에는 이 공개 범위를 그대로 적용하지 마세요.
받는 사람도 열 수 있는지 확인하기
내 계정에서는 파일 소유자이기 때문에 링크가 잘 열립니다. 상대도 열 수 있다는 확인과는 다릅니다.
특정인에게 공유했다면 정확한 계정에 권한을 줬는지 확인하고, 상대가 그 계정으로 접속하도록 안내합니다. 누구나 열 수 있도록 공유한 자료라면 로그인하지 않은 별도 창에서 링크가 열리는지 확인할 수 있습니다.
실제 수신 확인이 필요한 중요 자료는 상대의 확인을 받으세요. 테스트 링크 확인과 실제 이메일 도착은 별개의 단계입니다.
메일 본문에는 파일 이름·자료의 내용·내려받기가 필요한지 등을 짧게 적습니다. ‘여기요’와 링크만 보내는 것보다 받는 사람이 필요한 자료인지 판단하기 쉽습니다.
ZIP이나 링크로 보안 차단을 우회하지 마세요
Gmail은 실행 파일 등 일부 형식을 보안상 차단합니다. 파일이 작아도 이 제한 때문에 첨부가 안 될 수 있으며, ZIP 안에 넣는다고 언제나 허용되는 것은 아닙니다.
용량 초과인지 파일 형식 차단인지 오류 문구를 먼저 보세요. 회사 자료라면 조직이 허용한 전송 경로를 사용합니다.
링크를 보낸 뒤 파일을 삭제하거나 공유를 해제하면 상대가 더 이상 열지 못할 수 있습니다. 반대로 상대가 이미 내려받은 사본은 링크 권한을 해제해도 회수되지 않습니다. 전달이 끝난 뒤 언제까지 원본 링크를 유지할지도 함께 정해 두세요.
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