출장지에서 문서를 열려고 했는데 인터넷 연결을 요구하나요? 파일 탐색기에 이름이 보인다고 내용까지 PC에 저장된 것은 아닙니다. OneDrive의 온라인 전용 파일은 연결된 동안 먼저 내려받아야 오프라인에서도 열 수 있습니다.
윈도우 11에 OneDrive 동기화 앱이 설정된 환경을 기준으로, 필요한 문서만 로컬에 보관하는 방법입니다.
파란 구름과 초록 체크는 무엇이 다를까요?
파일 탐색기의 OneDrive 폴더에서 상태 아이콘을 확인합니다.
| 표시 | 파일 상태 | 인터넷 없이 열기 |
|---|---|---|
| 파란 구름 | 온라인 전용 | 먼저 다운로드 필요 |
| 초록 테두리의 체크 | 로컬에서 사용 가능 | 내려받은 내용 사용 가능 |
| 초록색이 채워진 원의 흰 체크 | 항상 이 장치에 유지 | 계속 로컬에 보관하도록 지정 |
한 번 열어 내려받은 파일과 항상 이 장치에 유지로 지정한 파일은 다릅니다. 저장 공간 센스 등으로 로컬 사본이 정리될 수 있는 상황을 피하고 싶다면, 가져갈 파일을 명시적으로 보관하도록 지정하세요.
파일 이름이 보여도 파란 구름 상태에서는 먼저 내용을 내려받아야 합니다.
Microsoft의 Files On-Demand 안내에서 상태 아이콘과 보관 동작을 확인할 수 있습니다.
필요한 폴더에만 ‘항상 이 장치에 유지’ 적용하기
- 인터넷이 연결된 상태에서 파일 탐색기의 OneDrive 폴더를 엽니다.
- 가져갈 문서 또는 작업 폴더를 선택합니다.
- 마우스 오른쪽 버튼을 누르고 항상 이 장치에 유지를 선택합니다.
- 다운로드가 끝나고 상태가 바뀔 때까지 기다립니다.
- 필요한 파일을 실제로 열어 봅니다.
전체 OneDrive를 무조건 내려받기보다 이번 작업에 필요한 폴더부터 고르세요. 로컬에 보관한 파일은 PC 저장 공간을 사용합니다. 용량이 부족하거나 동기화 오류가 보이면 해결하기 전에는 준비가 끝난 것으로 보지 않습니다.
폴더를 항상 보관하도록 지정하면 그 안에 새로 들어온 파일도 로컬로 내려받습니다. 출발 직전에 추가한 자료가 있다면 동기화가 끝났는지 확인하세요.
DIFLA에서 가상 텍스트 파일 하나로 확인했을 때, 파란 구름 상태의 파일을 항상 이 장치에 유지로 바꾸자 초록 원 안의 흰 체크로 바뀌었고 내려받은 내용은 원본과 같았습니다. 네트워크를 끊은 상태로 설정한 브라우저 탭에서도 이 파일의 내용이 열렸습니다.
같은 파일을 항상 보관하도록 지정한 뒤의 모습입니다. 내려받은 내용은 원본과 같았습니다.
오프라인에서 쓰는 앱까지 준비해야 합니다
파일만 내려받아도 모든 작업이 가능한 것은 아닙니다. DOCX를 열 Word, PDF를 열 뷰어처럼 해당 파일을 사용할 앱도 필요합니다.
문서 안의 웹 링크나 온라인에서 불러오는 자료까지 파일에 함께 저장되는 것은 아닙니다. 발표 문서에 외부 동영상 링크가 있다면, 문서는 열려도 영상 재생에는 인터넷이 필요할 수 있습니다.
필요한 파일을 모두 저장한 뒤, 자신의 작업에 영향이 없는 때에 네트워크 연결을 끊고 파일을 다시 열어 보세요. 원격 접속으로 쓰는 PC라면 연결을 끊는 순간 조작도 끊길 수 있으므로, 현장에서 직접 확인할 때 수행합니다.
돌아온 뒤 동기화 확인하기
오프라인에서 문서를 고쳤다면 인터넷에 다시 연결했을 때 변경 내용이 업로드됩니다. 저장한 뒤 동기화가 완료됐는지 보고, 다른 기기에서 수정한 내용과 충돌 안내가 없는지도 확인하세요.
같은 파일을 여러 기기에서 동시에 오프라인 수정하면 어떤 내용을 남길지 판단해야 할 수 있습니다. 중요한 문서라면 작업할 파일과 기기를 미리 정해 두는 편이 낫습니다.
상황별로 이렇게 준비하세요
| 상황 | 추천 |
|---|---|
| 출장 중 문서 몇 개만 필요함 | 그 폴더에만 항상 이 장치에 유지 |
| 노트북 저장 공간이 넉넉하지 않음 | 작업 폴더만 유지하고, 끝나면 공간 확보 |
| 여러 기기에서 같은 문서를 고침 | 오프라인에서 고칠 기기를 하나로 정하기 |
| 발표 자료에 외부 영상 링크가 있음 | 인터넷이 필요한 부분이 있는지 미리 확인 |
공간 확보와 삭제는 다릅니다
작업이 끝난 뒤 PC 용량을 돌려받고 싶다면, 업로드가 끝난 것을 확인하고 해당 파일의 공간 확보를 선택할 수 있습니다. 이는 로컬 내용을 정리하고 온라인 전용으로 바꾸는 기능입니다.
반면 삭제는 OneDrive의 파일 자체를 지우며 다른 기기에도 반영될 수 있습니다. ‘PC에만 없애고 클라우드에는 남기기’가 목적이라면 삭제를 선택하지 마세요.
오프라인 준비의 끝은 아이콘을 바꾸는 데 있지 않습니다. 필요한 최신 파일이 내려받아졌고, 사용할 앱으로 연결 없이 열리는지까지 확인해야 합니다.
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