파일 공유 링크 설정하기: 구글 드라이브 보기·편집·접근 해제

파일 링크를 보냈는데 상대방에게 “액세스 권한 필요”가 뜨나요? 주소를 복사하는 것과 열 수 있는 권한을 주는 것은 별개입니다. 반대로 자료를 보기만 하면 되는 사람에게 편집 권한을 주면 원본까지 바뀔 수 있습니다.

PC 웹브라우저의 구글 드라이브에서, 내가 소유한 파일을 기준으로 설명합니다. 개인 Google 계정의 내 드라이브가 대상이며, 회사·학교 계정은 조직에서 외부 공유를 제한할 수 있습니다.

먼저 ‘누가 열 수 있는지’와 ‘무엇을 할 수 있는지’를 나누세요

공유창에서는 두 가지를 정합니다. 공유 대상은 특정 사용자 또는 링크가 있는 사용자이고, 역할은 뷰어·댓글 작성자·편집자입니다.

모임 안내문을 전달한다면 뷰어, 문구에 의견만 받는다면 댓글 작성자, 함께 일정을 고치는 시트라면 편집자를 고르세요. Google의 공유 권한 안내에서 역할별 동작을 확인할 수 있습니다.

역할	파일 보기	댓글	내용 수정
뷰어	가능	불가	불가
댓글 작성자	가능	가능	불가
편집자	가능	가능	가능

보기만 할 때는 뷰어, 내용을 함께 고칠 때는 편집자를 선택합니다.

뷰어라고 해서 다운로드까지 자동으로 막히지는 않습니다. 보기만 허용하되 내려받기·인쇄·복사도 제한해야 한다면 공유창의 설정에서 해당 항목을 따로 조정하세요. 이미 상대방이 저장한 사본을 나중에 회수할 수 있는 기능은 아닙니다.

정해진 사람에게 보낼 때는 이메일로 권한을 주세요

1. 구글 드라이브에서 파일을 선택하고 공유를 엽니다.
2. 사용자 추가 입력란에 상대방이 사용할 Google 계정 이메일을 입력합니다.
3. 뷰어·댓글 작성자·편집자 중 필요한 역할을 선택합니다.
4. 공유를 적용한 뒤 링크를 전달합니다.

이 방식은 링크가 다른 사람에게 전달되더라도 그 사람에게 자동으로 권한을 주지 않습니다. 상대방이 여러 계정을 쓴다면 권한을 받은 이메일과 현재 로그인한 이메일이 같은지 먼저 확인해 달라고 하세요.

참고용 PDF나 사진은 뷰어로도 충분합니다. 공동 편집이 필요한 Google 문서·시트처럼 역할의 차이가 분명한 파일부터 편집 권한을 쓰는 편이 좋습니다.

로그인 없이 열게 하려면 링크 공유를 선택하세요

공개 안내자료처럼 링크를 받은 누구나 봐도 되는 파일에는 다음 설정을 쓸 수 있습니다.

1. 파일의 공유를 엽니다.
2. 일반 액세스 → 제한됨을 누릅니다.
3. 링크가 있는 모든 사용자를 선택합니다.
4. 역할을 뷰어로 정합니다. 함께 내용을 바꿔야 할 때만 편집자를 선택합니다.
5. 완료로 적용하고 링크를 복사합니다.

일반 액세스에서 링크를 가진 사용자에게 열어 줄지 정합니다. 이름과 이메일은 캡처 영역에서 제외했습니다.

이 링크는 전달받은 사람뿐 아니라 다시 전달받은 사람도 사용할 수 있습니다. 신청자 명단이나 개인 문서처럼 공유 대상을 정해야 하는 자료라면 앞의 이메일 지정 방식을 쓰세요.

편집자에게는 내용 수정뿐 아니라 공유와 권한 변경이 허용될 수 있습니다. 이를 막아야 한다면 공유창 설정의 편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 있습니다 항목을 해제합니다.

내 화면이 아니라 받는 사람의 환경에서 확인하세요

소유자 계정으로 잘 열린다는 사실만으로 공유가 끝난 것은 아닙니다. 링크를 보낸 뒤에는 다음처럼 확인합니다.

• 이메일 지정 공유: 상대방이 지정한 계정으로 로그인해 여는지 확인합니다.
• 링크 뷰어 공유: 내 계정이 로그인되지 않은 별도 브라우저나 시크릿 창에서 엽니다.
• 공동 편집: 중요한 원본 대신 샘플 문서에서 편집 권한을 먼저 확인합니다.

예를 들어 내용 없는 샘플 시트로 링크 권한을 바꾸면, 뷰어일 때는 수신자 화면에 보기 전용이 표시되고 편집자일 때는 편집용 메뉴가 활성화됩니다. 확인할 때 소유자가 로그인된 일반 창을 그대로 쓰지 마세요.

“액세스 권한 필요”가 나온다면 링크를 다시 복사하기 전에 공유 대상을 봅니다. 특정 이메일에만 권한을 줬는지, 일반 액세스가 제한됨인지, 회사·학교 계정의 외부 공유 제한이 있는지 순서대로 확인하세요.

공유를 끝낼 때는 링크와 개별 권한을 각각 해제하세요

링크로 들어오는 사용자를 막으려면 공유 → 일반 액세스 → 제한됨 → 완료로 바꿉니다. 이후 로그인하지 않은 새 창에서 같은 링크를 열어 파일 내용 대신 로그인이나 접근 요청 화면이 나오는지 봅니다.

제한됨 상태에서는 권한을 가진 사용자만 링크로 파일을 열 수 있습니다.

이메일로 직접 추가한 사람은 일반 액세스를 제한됨으로 바꿔도 남아 있을 수 있습니다. 액세스 권한이 있는 사용자 목록에서 해당 사람의 역할 메뉴를 열고 액세스 권한 삭제를 선택해 적용하세요. 공유 중지 안내도 이 두 경로를 구분합니다.

상위 폴더를 통해 권한을 받은 사용자라면 파일 하나만 바꿔도 폴더 권한이 남는지 확인해야 합니다. 우선은 공유 폴더 안의 원본 대신, 내 드라이브의 별도 공유용 파일을 사용하면 관리가 쉽습니다.

권한 해제는 이후 원본에 접근하지 못하게 하는 조치입니다. 내려받은 파일이나 따로 만든 사본까지 지우지는 못하므로, 처음 공유할 때 대상과 역할을 맞추는 것이 가장 중요합니다.