Word에서 맞춰 둔 문서가 PDF에서는 다른 줄로 넘어가거나 표가 다음 쪽으로 밀리나요? 먼저 Word 화면에서 이미 틀어진 것인지, PDF를 만드는 과정에서 달라진 것인지를 나눠 보세요. 모든 문제를 글꼴 포함 설정 하나로 해결할 수는 없습니다.
Windows용 데스크톱 Word의 문서를 PDF로 저장하는 기준입니다. 원본 DOCX를 남기고, PDF는 별도 파일로 만듭니다.
Word의 인쇄 모양부터 맞추세요
다른 PC에서 받은 문서를 열자마자 배치가 달라졌다면, 그 상태로 PDF를 만들어도 원래 모양을 되찾지는 못합니다.
- 보기 → 인쇄 모양에서 문서를 봅니다.
- 레이아웃에서 용지 크기·방향·여백을 확인합니다.
- 제목, 표의 마지막 행, 다음 페이지 첫 문단을 살펴봅니다.
- 원래 사용한 글꼴이 현재 PC에 있는지 확인합니다.
가로 폭이 조금만 달라져도 긴 문장은 다음 줄로 넘어갑니다. 글꼴이 다른 것으로 대체되면 글자 폭도 달라질 수 있습니다. 배치를 맞추려고 빈칸이나 Enter를 계속 추가하기 전에 이 조건부터 확인하세요.
같은 PC에서 Word의 PDF 저장 기능을 쓰세요
문서가 정상으로 보이는 PC에서 파일 → 다른 이름으로 저장 또는 복사본 저장을 선택하고, 파일 형식을 PDF로 지정합니다.
처음에는 인쇄용으로도 쓰는 표준 품질을 선택하고 새 이름으로 저장하세요. 저장 옵션에서는 다음도 확인합니다.
- 전체 문서인지 일부 페이지만 저장하는지
- 변경 내용 추적 표시가 포함되는지
- 최종 문서만 보낼 것인지, 검토 표시까지 보낼 것인지
수정 이력이 보이면 안 되는 최종본이라면 출력 대상이 검토 표시가 있는 문서로 되어 있지 않은지 봅니다. 글꼴 문제를 고치려다 검토 메모까지 전달하지 않도록 하는 확인입니다.
DOCX의 글꼴 포함과 PDF의 글꼴 처리는 구분하세요
다른 사람에게 Word 파일도 함께 전달해야 한다면 파일 → 옵션 → 저장 → 파일의 글꼴 포함을 검토할 수 있습니다. 이는 DOCX를 열 때 글꼴 대체를 줄이기 위한 설정입니다.
다만 모든 글꼴을 파일에 포함할 수 있는 것은 아닙니다. 글꼴 제작자가 포함 권한을 제한할 수 있습니다. Microsoft의 글꼴 포함 안내도 이 제한을 설명합니다.
PDF 저장 옵션에는 글꼴을 포함할 수 없는 경우 비트맵 텍스트 항목이 있습니다. 포함할 수 없는 글꼴의 모양을 이미지로 보존하는 방식이라, 해당 글자의 검색·복사 활용이 중요하다면 먼저 포함 가능한 글꼴로 바꾸는 편을 고려하세요.
PDF로 저장할 때 여는 옵션 창의 글꼴 처리 부분입니다. 이 항목은 글꼴을 포함할 수 없는 경우의 처리 방식을 정합니다.
이 옵션은 깨진 문장을 원래대로 복구하는 버튼이 아닙니다. Word에서 이미 대체 글꼴로 보이는 상태라면, PDF 옵션보다 원본 문서의 글꼴과 배치를 먼저 고쳐야 합니다.
줄바꿈이 달라진 곳은 주변 문단까지 보세요
PDF의 한 줄이 다음 페이지로 넘어갔다면 그 문장만 줄이지 말고 앞뒤를 함께 봅니다.
| 달라진 부분 | 원본 Word에서 볼 곳 |
|---|---|
| 문장 끝 한두 단어가 다음 줄로 감 | 글꼴·글자 크기·본문 폭 |
| 제목과 본문이 다른 페이지에 있음 | 문단의 페이지 나누기 설정 |
| 표 마지막 행만 다음 페이지에 있음 | 행 높이·셀 여백·페이지 여백 |
| 빈 페이지가 생김 | 페이지 나누기·구역 나누기 |
화면 확대 비율을 바꾸는 것은 문서 배치를 수정하는 작업이 아닙니다. PDF를 80%로 보든 100%로 보든 실제 줄바꿈 위치가 달라져서는 안 됩니다.
같은 가상 원고의 글꼴·크기를 바꿔 A4 PDF로 저장한 예입니다.
| 원본 Word 설정 | 첫 설명 문단 | PDF 쪽수 |
|---|---|---|
| 맑은 고딕 14pt | 2줄 | 1쪽 |
| 바탕 18pt | 3줄 | 1쪽 |
두 PDF의 본문 내용은 같지만 줄이 나뉘는 위치는 달랐습니다. 저장하기 전에 원본 Word의 글꼴과 크기를 먼저 맞춰야 하는 이유입니다.
바탕 18pt로 저장한 결과입니다. 첫 설명 문단이 세 줄로 나뉘어 있습니다.
저장 결과는 내용과 모양을 나눠 확인하세요
PDF를 열어 원본 Word와 같은 제목·문단·표가 같은 순서로 있는지 봅니다. 그다음 작은 글씨와 특수문자가 정상인지 확대해서 확인합니다.
검색과 복사가 필요한 문서라면 제목의 단어를 검색하고 본문 한 줄을 복사해 보세요. 눈으로는 정상인데 복사한 글자가 다른 경우까지 구분할 수 있습니다.
제출용 PDF가 정상이면 그 파일을 전달하고, 편집용 DOCX는 따로 보관합니다. PDF를 다시 Word로 열어 저장하는 왕복 변환보다는 원래 DOCX에서 수정한 뒤 PDF를 다시 만드는 편이 배치를 관리하기 쉽습니다.
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